Oldenburg, 25. April 2012. Die amagno GmbH & Co KG hat eine neue, umfassend erweiterte Version ihres magnetischen Dokumentenmanagement-Systems amagno veröffentlicht. Dieses bisher umfangreichste Update ergänzt die neuartige DMS-Strategie um über einhundert Detailfunktionen im Bereich Scanning, Versionsverwaltung und Workflow.

"Unser Antrieb ist es, mit amagno Teams, Abteilungen und Unternehmen eine möglichst einfache Lösung zu bieten, mit der sie gemeinsam Dateien, Belege und E-Mails bearbeiten und nutzen können. Dazu trägt das neue Update spürbar bei", so Jens Büscher, Gründer und Geschäftsführer der amagno GmbH & Co KG.

Hauptaspekt von amagno sind die Magnete. Sie definieren die Kriterien, nach denen Inhalte abgelegt und einsortiert werden, beispielsweise Dokumentarten, Kunden- oder Artikelnummern oder auch Datumsangaben. Manuelles Ablegen in Ordner oder die Bearbeitung von Eingabemasken entfällt somit. Die neue Version von amagno, die sich an Teams, Abteilungen und Unternehmen richtet, wurde nun erheblich erweitert:

Umfassende Unterstützung von Scannern

Das schnelle Wiederfinden durch die Digitalisierung von Belegen bringt erhebliche wirtschaftliche Vorteile für Unternehmen. Hierfür bietet das neue amagno umfassende Möglichkeiten. So unterstützt amagno das Scannen von Netzwerkscannern ebenso, wie die Nutzung von Arbeitsplatzscannern, beispielsweise via Twain Schnittstelle.

Außerdem lassen sich Belege problemlos im Stapel scannen. Die Dokumente werden mittels Barcode-Trennseite automatisch getrennt. Der Inhalt der Dokumente wird über die mitgelieferte und austauschbare Texterkennung (OCR) gelesen. Die neuartigen Magnete von amagno sorgen anschließend für die korrekte automatische Zuordnung zu Themen, wie beispielsweise Kunden, Mandanten, Artikeln oder Vorgangsnummern. Die gescannten Dokumente speichert amagno wahlweise im TIFF- oder PDF/A-Format ab.

Versionsverwaltung und Versionsvergleich

Für eine rechtssichere Ablage ist es notwendig, dass Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt werden. Für die Nachvollziehbarkeit bietet amagno eine umfassende Versionsverwaltung. Dabei besteht die Wahl zwischen keiner, einer zeitlich befristeten sowie einer zeitlich unbefristeten Versionierung. In den beiden letzten Fällen lassen sich vorherige Arbeitsstände eines Dokuments mit Autor, Datum und einer automatischen Versionsnummer jederzeit nachvollziehen.

Besonders interessant ist die Möglichkeit, beliebige Versionen eines Dokumentes optisch miteinander zu vergleichen. Gelöschte und hinzugefügte Begriffe werden farbig hervorgehoben. Gerade bei sehr großen Textmengen zeigt der Versionsvergleich schnell und übersichtlich Änderungen an, da lediglich die geänderten Textabschnitte dargestellt werden.

Digitale Stempel, Workflows und Aufgabenlisten

Die Verwendung digitaler Geschäftsprozesse für die Rechnungseingangsbearbeitung oder für Freigaben sorgt in Unternehmen für erheblichen Mehrwert hinsichtlich Kosteneffizienz, Qualität und Geschwindigkeit.

amagno bietet durch seine digitalen Stempel einen neuen Weg, solche Workflows schnell, einfach und vor allem flexibel abzubilden. Stempel lassen sich, wie im bisherigen Büroalltag, auf bestimmte Personen und für bestimmte Vorgänge limitieren. Durch die Nutzung der digitalen Stempel werden dem jeweiligen Mitarbeiter in amagno automatisch Aufgaben vorgelegt, z.B. Prüfungs-, Änderungs- oder Buchungsanweisungen. Selbst parallele Aufgaben sind mit amagno kein Problem mehr. Ergänzt wird dies durch Aufgabenlisten für Benutzer, um alle aktuellen Vorgänge in einer Übersicht zu haben.

Kostenfreie amagno Version

Mit amagno NETWORK bietet die amagno GmbH & Co KG eine kostenfreie Cloud-Lösung mit allen Funktionen zum Download an: http://www.amagno.de/get-amagno.html.
Unternehmen ermöglicht die amagno ENTERPRISE Version eine Inhouse- oder SaaS-Lösung. Das Update wird, wie immer, kostenlos zur Verfügung gestellt.