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PMI (POST MERGER INTEGRATION) - EXPERTE NOVENTUM CONSULTING UNTERSTÃœTZT DEN IT-DIENSTLEISTER DER VOLKSBANKEN

Termingerecht und fehlerfrei konnte das Projektteam "FinSAP16" am Anfang des Jahres 2016 die erfolgreiche Fusion zweier unterschiedlicher SAP-Systeme verkünden. Die Fiducia & GAD IT AG, Dienstleister für Informationstechnologie innerhalb der genossenschaftlichen FinanzGruppe, arbeitet künftig mit einem ERP-System, das als "Best of Breed" die schon vor der Fusion erfolgreichen SAP-Systeme von Fiducia und GAD ablöst.

Seit Beginn des Jahres 2016 arbeiten die kaufmännischen Abteilungen aus Rechnungswesen, Controlling, Einkauf und Abrechnung der Fiducia & GAD IT AG an allen Standorten mit einem einheitlichen SAP-System. Schon vor der Fusion des Unternehmens wurden in Karlsruhe (Fiducia) und Münster (GAD) für die kaufmännischen Funktionen SAP-Systeme eingesetzt. Die dahinterstehenden betriebswirtschaftlichen Ansätze und damit einhergehend die konkrete IT-Umsetzung waren individuell auf die einzelnen Unternehmensprozesse ausgerichtet. Das Projekt FinSAP16 wurde im Februar 2015 aufgesetzt. Ein einheitliches und gemeinsames Buchungssystem für das fusionierte Unternehmen auf Basis einer neuen SAP-Infrastruktur sollte bis zum Jahresanfang 2016 produktiv gehen. Auch die Migration aller relevanten Daten in das Zielsystem sollte bis dahin erfolgen.

PROJEKTAUFBAU INTENDIERT INTENSIVE ZUSAMMENARBEIT ALLER ABTEILUNGEN

Das Projekt wurde von Prozess- und SAP-Experten aller betroffenen Fachabteilungen mit starker Unterstützung der IT Abteilungen durchgeführt. Der Projektaufbau sah vor, dass Fach- und IT-Mitarbeiter in jedem Arbeitspaket vertreten waren und so eine gute Kommunikationsstruktur entstehen konnte. Ein hochrangig besetzter Lenkungsausschuss begleitete dieses wichtige Projekt. So war in jeder Projektphase gewährleistet, dass das Projekt von einem gemeinsamen Verständnis der Sache getragen war. Berater der noventum consulting GmbH aus Münster waren in der Projektleitung und an allen Teilprojekten beteiligt. Das PMI (Post Merger Integration) - Vorgehensmodell von noventum consulting stand bei der Planung des Projektaufbaus Pate und konnte in vielen Teilen Anwendung finden.

Eine ausführliche Aufwandsschätzung zum Beginn des Projektes ermöglichte den Fachbereichen, die benötigten Ressourcen frühzeitig einzuplanen. Die Projektplanung legte detailliert die Kommunikation im Projekt und die Beratungs- und Entscheidungswege fest. Die so für alle Beteiligten erzeugte Transparenz und umfassende Information trug wesentlich zum Gelingen des Projektes bei.

FIT/GAP ANALYSE ERMÖGLICHT KONKRETE ZIELSETZUNG

Die fachliche und unternehmenspolitische Vorgabe für das Projekt war, aus zwei gut funktionierenden SAP-Systemen ein sehr gutes neues System zu entwickeln. Die Fit/Gap-Analyse, ein vielfach bewährtes Instrument für SAP Fusions-Projekte dieser Art, war hierfür der methodische Ansatz. Die beiden Systeme wurden sorgfältig verglichen. Bewertet wurden neben der technischen Infrastruktur insbesondere die Prozesse Buchhaltung, Controlling, Einkauf und Abrechnung (SAP Module FI/CO/MM/SD) sowie die Buchhaltungen für die Töchter und Beteiligungsunternehmen. Die Risiken für einzelne Komponenten mit Kundenauswirkung wurden besonders gründlich betrachtet. Die Analyse hatte das Ziel, die Prozesse und die Systemnutzung zu erfassen, zu analysieren und Abweichungen (Gaps) untereinander zu klassifizieren. Für die Gaps wurden Lösungsvorschläge in den verschiedenen Teilprojekten erarbeitet und je nach Kritikalität auf Projektebene, im Lenkungskreis oder durch den Vorstand entschieden.

Aus den ermittelten Lösungsvorschlägen wurde anschließend in einem Lastenheft (Business Blueprint) der Anpassungsbedarf festgelegt und entschieden, welche Prozesse und Daten im Zielsystem zur Verfügung gestellt werden sollen. Die Detaillierungsebene war hierbei höher als in der Fit/Gap Analyse und entsprach dem Niveau von Fach-und DV-Konzepten. In der Projektphase des "Customizing" wurden durch die IT alle Schnittstellen auf das Zielsystem ausgerichtet und - sofern erforderlich - angepasst.

INTEGRATIONSTESTS DURCHGEFÃœHRT ALS BASIS FÃœR EINE PRODUKTIVE NUTZUNG

Von September bis Ende November 2015 erfolgte die Validierung der Prozesse im Zielsystem durch Funktionstests sowie Integrations- und Migrationstests in den Fachabteilungen. Es wurden insgesamt vier Integrationstests von jeweils einer Woche Dauer durchgeführt. In diesen Tests prüften die Fachbereiche das Zielsystem auf Herz und Nieren und validierten die Prozessabbildung in enger Abstimmung mit der IT. Parallel zum Testen wurden die Key User in der Organisation aktiv und brachten das Wissen über die neuen Prozesse den Nutzern schnell und effizient nahe.

Nachdem am 2. Januar 2016 alle Beteiligten in Karlsruhe den Systemwechsel durchgeführt hatten, gab das Unternehmen den erfolgreichen technischen und fachlichen Cut Over inklusive Abnahme der Systeme durch die operativen Teilprojekte bekannt. In der anschließenden sogenannten Hypercare-Phase standen die Projektverantwortlichen sowie die noventum-Experten den Anwendern noch einige Wochen unterstützend zur Seite.

PLATTFORM FÃœR DIE ZUKUNFT

Die Vereinheitlichung aller relevanten kaufmännischen Prozesse in einem IT-System und die Schaffung einer einheitlichen SAP-Plattform sind ein maßgeblicher Meilenstein für den Erfolg der Fusion der beiden Unternehmen Fiducia und GAD.