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Nochmals werden 2,5 Millionen Akten eingelagert. Die Hälfte in ein weiteres neu errichtetes Hochsicherheitsarchiv.

Hamburg - 18. Oktober 2016. Iron Mountain schließt bis Ende des Jahres den Umzug der Akten für die Deutsche Rentenversicherung Bund ab. Nachdem bereits seit 2013 insgesamt 8,3 Millionen Akten in ein eigens von Iron Mountain errichtetes Hochsicherheitsarchiv für die Rentenversicherung überführt wurden, wird Iron Mountain mit der Errichtung eines weiteren Hochsicherheitsarchivs und der Betreuung weiterer Rentenakten beauftragt. Rund die Hälfte der hinzu gekommenen 2,5 Millionen Akten wird in ein weiteres neues, auf die Anforderungen der Deutschen Rentenversicherung Bund ausgerichtetes Hochsicherheitsarchiv überführt.

"Die Deutsche Rentenversicherung Bund setzt damit weiter zukunftsweisende Signale in Richtung selektiver Digitalisierung und einer vorbildhaften Zusammenarbeit im Rahmen einer Public Private Partnership", findet Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. "Die physische Umlagerung der Akten in moderne Hochsicherheitsarchive von Iron Mountain bedeutet wirtschaftliches Kostenmanagement durch Flexibilität in der Personal- und Raumplanung. Damit einher geht ein Sicherheitskonzept, das alle Aspekte der Datensicherheit umfasst. Das beginnt mit Sicherheitszäunen, Kameraüberwachung, Einbruchmeldeanlagen und strengen Zugangskontrollen und geht über den Schutz der Akten nach Brandschutzvorschriften, sektoralen Sprinkleranlagen bis hin zu Aufschaltung für Feuerwehr und Wachdienst."

Mit der symbolischen Übergabe der ersten Akte im Berliner Archivcenter Mitte 2013, hat Iron Mountain die Überführung von insgesamt 8,3 Millionen Rentenakten der Deutschen Rentenversicherung Bund in ein eigens dafür eingerichtetes Hochsicherheitsarchiv begonnen. Nun wurde Iron Mountain mit der Umlagerung von weiteren 2,5 Millionen Rentenakten betraut. Der Archivierungs- und Informationsmanagement-Dienstleister plant, die verbliebenen 2,5 Millionen Akten bis Ende des Jahres in die neuen Archive zu bringen. Rund 1,25 Millionen davon kommen in ein zusätzliches neues Hochsicherheitsarchiv mit etwa 3000 Quadratmetern Größe, das voraussichtlich im November fertiggestellt werden soll.

Derzeit stellen rund 50 Mitarbeiter von Iron Mountain dem Koordinierungsteam der Deutschen Rentenversicherung Bund bereits zwischen 2.000 bis 6.000 Akten täglich zur Digitalisierung zur Verfügung. Die Zugriffe auf physische Akten für die Sachbearbeitung der Deutschen Rentenversicherung liegen derzeit zwischen 7.000 bis 16.000 täglich. Zudem werden täglich zwischen 6.000 bis 12.000 in das Archiv eingelagert. Nur ein ausgeklügeltes System und Perfektion in der Logistik erlauben den reibungslosen Ablauf und diese hohe Anzahl an Aktenbewegungen von in Summe knapp 30.000 Akten täglich.

Um schnelle und sichere Abläufe zu garantieren, verfügt das neue Gebäude ebenso wie das Bestandsarchiv über ein vollautomatisch IT-getracktes System, das die Überprüfung jedes Arbeitsschrittes erlaubt. Durch den Scan eines Barcodes bei jedem Zwischenschritt ist es in Echtzeit möglich zu prüfen, wo jede Akte sich befindet. Die Deutsche Rentenversicherung Bund kontrolliert die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen mit eigens für die Anforderungen dieser Dienstleistungspartnerschaft geschultem Personal. Seit 2013 arbeiten die Teams der Deutschen Rentenversicherung Bund und Iron Mountain eng zusammen und gewährleisten so die Einhaltung sämtlicher Datenschutzrichtlinien.